Arsip untuk ‘Project Management’ Kategori

Penggunaan Metoda DS/AHP dalam Proses Evaluasi Usulan Investasi

Dikuti dari http://asro.wordpress.com di/pada 21 Mei 2009

Metoda Dempster – Shafer/Analytic Hierarchy Process (DS/AHP) merupakan suatu teknik yang mendukung proses pengambilan keputusan, pertama kali diperkenalkan oleh Beynon, Curry dan Morgan di tahun 2000 dan dikembangkan lebih lanjut oleh Beynon, Cosker dan Marshall di tahun 2002. Dalam metoda ini, criteria dan alternative keputusan disusun dalam bentuk hirarki (hierarchical decision structure), seperti pada metode AHP. Pembobotan terhadap decision alternative/group alternative (DA) dilakukan terhadap seluruh alternative, kemudian penggabungan alternative antar criteria dilakukan dengan menggunakan dempster-shafer theory (DST).

Dalam setiap proses pengambilan keputusan selalu ada minimal satu criteria dan lebih dari satu alternative keputusan (decision alternative). Untuk mendapatkan suatu keputusan, setiap alternative keputusan diberi nilai/bobot. Jika criteria yang digunakan lebih dari satu, maka pembobotan juga dilakukan untuk masing-masing criteria. Total nilai suatu alternative diperoleh dengan menjumlahkan bobot alternative tersebut yang berasal dari seluruh criteria.

Dalam memberikan bobot baik untuk alternative maupun criteria, tentunya harus didasarkan pada data/informasi/pengetahuan yang memadai. Pada kenyataannya, data/informasi/pengetahuan tidak selalu kita miliki, sehingga bobot yang diberikan juga tidak berdasar, asal-asalan yang pada akhirnya hasil/keputusan yang diambil tidak tepat. Metoda DS/AHP dikembangkan untuk mengatasi permasalahan ini. Dalam DS/AHP, ketiadaan data/informasi/pengetahuan juga dimodelkan/diberi bobot, yaitu dengan jalan mengikut sertakan kumpulan seluruh criteria/alternative sebagai salah satu item dalam pembobotan.

Langkah-langkah/prosedur pengambilan keputusan dengan menggunakan DS/AHP adalah sbb:

Selanjutnya akan diberikan contoh penggunaannya, yaitu dalam proses evaluasi usulan investasi di salah satu perusahaan, katakan perusahaan ABCD. Dalam hal ini, DS/AHP digunakan untuk menentukan urutan/ranking prioritas usulan.

Sebagai sebuah perusahaan yang ingin terus berkembang, perusahaan ABCD juga selalu berusaha untuk mempertahankan asset yang dimilikinya saat ini agar tetap berdaya guna dan pada saat yang sama melakukan inovasi-inovasi untuk mengembangkan bisnisnya. Realisasi dari rencana usaha ini pada umumnya dilakukan melalui proyek-proyek investasi.

Sebelum suatu investasi dilaksanakan, ia harus melalui proses pengusulan dari fungsi pengusul, dievaluasi oleh fungsi perencana, jika dianggap layak akan diusulkan ke direksi untuk dibawah ke RUPS untuk mendapatkan persetujuan. Jika sudah disetujui, baru proyek investasi tersebut dapat dilaksanakan. Rangkaian proses ini, terutama proses pengusulan dan evaluasi, diatur dalam suatu Sistem Tata Kerja.

Proses pengusulan dan evaluasi terhadap usulan investasi dilakukan secara berjenjang dimulai di tingkat unit operasi, tingkat direktorat sampai ke tingkat koorporat jika nilai usulan investasi tersebut melebihi otorisasi direktur.

Sesuai sistem tata kerja tersebut, setidaknya ada 4 aspek yang dijadikan criteria dalam evaluasi usulan investasi, yaitu : 1) Teknis/operasional; 2) Parameter keekonomian; 3) Analisa sensitivitas; dan 4) Peta portofolio.

Akan tetapi dalam contoh ini, saya menambahkan satu criteria lagi, yaitu Tingkat Urgensi, sehingga total-nya menjadi 5 criteria. Mengapa ada tambahan criteria tingkat urgensi? Untuk diketahui, bahwa selain untuk tujuan ekonomi, investasi di perusahaan ABCD juga bertujuan sosial/meningkatkan citra atau untuk memenuhi regulasi, dimana jenis investasi ini secara ekonomis umumnya tidak menguntungkan. Selain itu, ada juga jenis usulan investasi yang memiliki tingkat urgensi yang tinggi terkait dengan kelangsungan operasi/existing sehingga harus segera dilaksanakan walaupun tidak menguntungkan secara ekonomis, hal ini biasanya terkait dengan investasi penggantian. Kriteria tingkat urgensi bertujuan untuk mengakomodir kedua jenis usulan investasi ini.

Dalam contoh ini, usulan investasi yang akan dievaluasi berjumlah 4 buah, sebut saja A, B, C dan D. Dari prespektif DS/AHP, dalam contoh ini terdapat 5 criteria dan 4 alternative. Peranan DS/AHP dalam proses evaluasi ini adalah dalam menentukan urutan prioritas dari usulan investasi tersebut berdasarkan criteria yang ada.

Berikut adalah prosedur evaluasi usulan dengan metoda DS/AHP tersebut.

Dari hasil evaluasi ini, usulan yang memiliki nilai/prioritas paling tinggi adalah A, disusul B, D dan terakhir C.

Ditulis dalam Project Management, Umum | Tidak ada komentar »

Kick Off Meeting

Ditulis oleh asro di/pada 7 Agustus 2008

Kick off meeting merupakan rapat awal proyek dengan tujuan untuk menyamakan presepsi diantara semua pihak yang terkait dengan pelaksanaan proyek, menyangkut prosedur dan teknis pelaksanaan proyek. Kick off Meeting bisa dianggap sebagai kesempatan untuk menyelaraskan nada (set the tone) dalam suatu proyek.

Sebelum suatu pertunjukan koor/paduan suara dimulai, dirijen atau pemimpin koor selalu menyamakan nada dasar (set the tone) terlebih dahulu, misalnya dengan menggunakan garpu tala. Penyamaan nada dasar ini dimaksudkan agar semua komponen koor termasuk penyanyi-nya (sopran, mezosopran, alto, tenor, bariton dan bas) maupun pengiring-nya (organis, pianis atau lainnya) mempunyai referensi nada yang sama dalam menyanyi. Bayangkan bagaimana kalau setiap kelompok tersebut menggunakan nada dasar yang berbeda, seperti apa koor tersebut? Sama dengan dalam koor, pelaksanaan proyek juga perlu adanya proses set the tone ini, yaitu melalui Kick off meeting. Dalam Kick off meeting, semua hal yang berhubungan dengan tatacara pelaksanaan seperti prosedur komunikasi, perijinan, keselamatan kerja serta prosedure administrasi lainnya ditetapkan sebagai dasar bagi setiap komponen pelaksana proyek seperti pemilik proyek, pengelola proyek, kontraktor maupun sub-kontraktor untuk melaksanakan tugas dan perannya masing-masing. Sama seperti koor diatas, tanpa adanya dasar/presepsi yang sama, maka pelaksanaan proyek nantinya tidak akan berjalan dengan lancar.

Secara umum, maksud dilaksanakannya Kick off meeting adalah: 1) Untuk menyatakan bahwa proyek dimulai. 2) Menyampaikan secara ringkas tujuan proyek dan peran/tanggung jawab setiap pihak dalam pencapaian tujuan tersebut. 3) Mengklarifikasi harapan setiap pihak yang berperan dalam proyek. 4) Membentuk dan menumbuhkan komitmen bersama dalam menyukseskan proyek.

Jangka waktu yang diperlukan untuk Kick off meeting bervariasi dari hanya beberapa jam saja sampai beberapa hari, bergantung pada skala dan kompleksitas proyek.

Siapa saja yang hadir? Paling tidak tim inti (core team) dari semua pihak harus hadir, baik itu pemilik proyek, pengelola proyek, kontraktor dan sub-kontraktornya.

Agenda. Agenda Kick off meeting juga bervariasi bergantung pada jenis, ukuran dan kompleksitas proyek. Akan tetapi, umumnya hal-hal yang dibahas minimal menyangkut: 1) Garis besar tujuan proyek. 2) Organisasi & Matriks Tanggung Jawab. 3) Prosedur komunikasi. 4) Prosedur Persetujuan/Approval. 5) Time schedule. 6) Laporan/Report. 7) Perijinan. 8). Prosedure Delivery material. 9) Garis besar Aspek Teknis. 10) Quality Plan.

Setelah Kick off meeting dilaksanakan, maka yang paling penting adalah masing-masing pihak harus memiliki komitmen untuk melaksanakannya sesuai perannya masing-masing. Nada dasar sudah didapat, selanjutnya masing-masing pihak harus menyelaraskan perannya dengan nada tersebut sehingga lagu yang berjudul “Proyek” bisa dilantunkan dengan merdu. Akhirnya tepuk tangan meriah dari semua pihak (baca stakeholder) akan terdengar.

Ditulis dalam Project Management | 2 Komentar »

Masa Pemeliharaan Proyek

Ditulis oleh asro di/pada 9 Juli 2008

Masa pemeliharaan adalah suatu masa (jangka waktu) tertentu setelah suatu proyek selesai dilaksanakan dan diserah-terimakan ke user (pengguna) untuk dioperasikan/digunakan. Dalam masa pemeliharaan, tanggung jawab pemeliharaan sebagian besar masih berada di pihak Kontraktor, termasuk penyediaan spare parts. Tujuan diadakannya masa pemeliharaan ini adalah: 1) Sebagai masa pembelajaran bagi user untuk mengoperasikan, memelihara dan menjaga agar peralatan/sistem yang dipasang dalam proyek tersebut tetap bekerja sesuai dengan yang diinginkan; Ini penting, terutama untuk peralatan/sistem yang baru dimana user belum memiliki pengalaman sebelumnya. 2) Masa untuk menyiapkan sumber daya yang akan digunakan untuk mengoperasikan dan memelihara peralatan/sistem yang terpasang melalui proyek (diantaranya: anggaran operasi/pemeliharaan, SDM yang melaksanakan pemeliharaan, spare part, consummable material, dsbnya). 3) Masa untuk menyiapkan sistem pengoperasian dan pemeliharaan terhadap peralatan/sistem yang dipasang melalui proyek (termasuk menyipakan Sistem tatakerja pengoperasian maupun pemeliharaan).

Walaupun tanggung jawab pemeliharaan selama masa pemeliharaan ini masih berada di pihak Kontraktor, namun demikian keterlibatan secara langsung dari user juga sangat diperlukan, karena proses pembelajaran yang paling efektif adalah dengan cara melakukannya secara langsung.

Jangka waktu masa pemeliharaan. Jangka waktu masa pemeliharaan agar dipilih yang optimal. Jangka waktu yang terlalu singkat, akan menyebabkan proses pembelajaran oleh user tidak tuntas, sumber daya serta sistem tata kerja juga belum tersedia, yang kesemuanya ini bisa menyebabkan peralatan/sistem tidak dapat dioperasikan dengan optimal dan tidak dipelihara dengan baik sehingga cepat rusak. Jangka waktu yang terlalu lama juga tidak baik. Pengalaman kami menunjukan bahwa, pada proyek dengan jangka waktu pemeliharaan yang terlalu lama, biasanya kontraktor tidak secara konsisten untuk melakukan kewajibannya dengan baik. Pada awal masa pemeliharaan kontraktor masih komit untuk melakukan kewajibannya, akan tetapi seiring dengan berjalannya waktu, komitmen ini semakin luntur, bahkan akhirnya sama sekali tidak mau memenuhi kewajibannya. Apabila ini terjadi, maka yang menjadi korban adalah sistem/peralatan yang dipasang tersebut, karena seolah-olah tidak bertuan, disatu sisi Kontraktor tidak mau memenuhi kewajibannya, disisi lain user tidak berani mengambil tanggung jawab tersebut karena takut terjadi temuan auditor. Dari pengamatan kami, ada beberapa penyebab mengapa kontraktor tidak memenuhi tanggung jawabnya selama masa pemeliharaan, khususnya untuk proyek dengan masa pemeliharaan yang panjang, yaitu: a) Umumnya, bagi kontraktor, dengan berakhirnya proyek berarti berakhir juga sistem angaran/akuntasi untuk proyek tersebut, atau dengan kata lain tidak ada lagi anggaran yang disediakan khusus untuk masa pemeliharaan. Jika terjadi permasalahan selama masa pemeliharaan, yang membutuhkan biaya yang besar maka kontraktor tidak akan sanggup menyelesaikannya. b) Arus keluar-masuk kariawan di suatu perusahaan Kontraktor biasanya cukup tinggi, termasuk di level management, sehingga sangat mungkin bahwa orang yang bertangjung jawab pada saat pelaksanaan proyek dan selama masa pemeliharaan adalah berbeda, sehingga rasa tanggung jawabnya juga berbeda. Manajer baru merasa bahwa pekerjaan tersebut bukan tanggung jawabnya, apalagi pekerjaan masa pemeliharaan sebenarnya bukan pekerjaan yang mendatangkan keuntungan, bahkan sebaliknya malah menghabiskan biaya, pikiran dan tenaga. Walaupun ada Jaminan masa pemeliharaan, berupa Garansi Bank, akan tetapi bagi manajer baru tersebut, lebih menguntungkan kehilangan Jaminan tersebut dari pada harus mengurus pekerjaan yang tidak mendatangkan keuntungan.

Dengan melihat permasalahan ini, lalu timbul pertanyaan, berapa lama masa pemeliharaan yang optimal itu? Dari pengalaman kami, masa pemeliharaan yang optimal adalah antara 3 bulan s/d 1 tahun, tergantung kompleksitas pekerjaan.

Lingkup masa pemeliharaan. Melimpahkan semua kewajiban/kegiatan pemeliharaan kepada Kontraktor selama masa pemeliharaan, menurut pendapat saya kurang bijaksana. Karena, selain biaya yang mahal, juga proses pembelajaran yang merupakan salah satu tujuan diadakannya masa pemeliharaan tidak akan berjalan dengan baik. Tidak ada rumusan yang baku dalam menentukan lingkup kerja masa pemeliharaan proyek, karena sangat bergantung dari jenis pekerjaan/peralatan yang disupply, kompleksitas serta tingkat kesulitannya. Untuk proyek dengan teknologi yang baru dengan tingkat kesulitan yang tinggi, mungkin sebaiknya porsi kontraktor lebih besar, Sebaliknya, jika teknologi yang disupply sudah pernah digunakan user, maka porsi kontraktor bisa dikurangi, misalnya hanya menyediakan tenaga supervisor atau hanya melakukan kunjungan rutin, sedangkan eksekutor hariannya dilakukan oleh user sendiri.

Satu hal yang perlu diperhatikan sehubungan dengan penentuan lingkup masa pemeliharaan adalah jangan sampai terjadi duplikasi dengan lingkup garansi. Garansi suatu peralatan merupakan tanggung jawab pabrikan/vendor sedangkan masa pemeliharaan adalah tanggung jawab Kontraktor. Untuk itu, sebelum membuat lingkup kerja masa pemeliharaan, perlu diidentifikasi/diuraikan terlebih item-item pekerjaan yang masuk dalam garansi, sehingga tidak terjadi duplikasi, yang pada akhirnya akan merugikan kita/user sendiri.

Apapun lingkup kerjanya, yang paling penting adalah lingkup tersebut harus diuraikan secara jelas dalam Scope of Work sehingga tidak terjadi pertentangan (gray area) pada saat pelaksanaan. Dan jika sudah jelas lingkup kerja-nya, maka selanjutnya agar masing-masing pihak, baik itu Kontraktor, Pengelola Proyek maupun User agar komit terhadap kewajibannya, sehingga sistem/peralatan yang dipasang dapat digunakan secara optimal.

Ditulis dalam Project Management | Tidak ada komentar »

Keekonomian Investasi – Perhitungan Stokastik.

Ditulis oleh asro di/pada 9 Juni 2008

Sebelum membaca tulisan ini, pastikan bahwa anda sudah membaca dan menyelesaikan latihan yang diberikan pada topik sebelumnya yang berjudul Keekonomian investasi. Jika belum maka sebaiknya anda membaca dulu topik tersebut supaya bisa nyambung.

Perhitungan keekonomian yang dibahas pada topik yang lalu disebut perhitungan deterministik. Mengapa disebut demikian? Karena hasil perhitungannya sudah pasti, kapanpun dilakukan hasilnya akan tetap sama.

Pada perhitungan deterministik yang lalu, kita berasumsi bahwa semua data perhitungan yang digunakan seperti Nilai Investasi, Pendapatan dan Biaya bernilai tetap selama umur investasi, pada hal belum tentu demikian. Lalu bagaimana kita memperkirakan data-data tersebut ditahun-tahun mendatang? Ada beberapa cara, bergantung dari data histori yang kita miliki. Jika data-data histori menunjukan trend menaik atau menurun maka gunakan cara eskalasi atau regresi. Perhitungan dengan menggunakan data hasil eskalasi atau regresi juga menghasilkan nilai deterministik. Bagaimana jika data-data tersebut tidak menunjukan trend menaik atau menurun tetapi membentuk sebaran? Untuk kasus ini, berikut adalah panduannya:

• Jika data-data tersebut membentuk distribusi Continuous Uniform, maka gunakan formula random berikut: =a+(b-a)*Rand().
• Jika data-data tersebut membentuk distribusi Symetric Triangular, maka gunakan formula random berikut: =a+(b-a)*(Rand()+Rand())/2.
• Jika data-data tersebut membentuk distribusi Normal, maka gunakan formula random berikut: =NorminV(Rand(),Mean,Std).
• Jika data-data tersebut membentuk distribusi Exponensial, maka gunakan formula random berikut: =-1/alpha*Ln(Rand()).
• Jika data-data tersebut membentuk distribusi Discrete Uniform, maka gunakan formula random berikut: =Int(n*Rand())+a.

Perhitungan dengan menggunakan formula-formula random ini disebut juga dengan Simulasi Montecarlo, hasil perhitungannya tidak lagi deterministik tetapi bersifat stokastik karena selalu berubah-ubah.

Lalu bagaimana jika data yang kita miliki hanya sedikit sehingga tidak membentuk salah satu distribusi diatas? Untuk kasus ini biasanya saya menggunakan formula random untuk distribusi Continuous Uniform atau Symetric Triangular, dengan nilai terendah sebagai a dan nilai tertinggi sebagai b. Jika data yang dimiliki hanya satu, maka -5% s/d -20% sebagai a dan +5% s/d +20% sebagai b.

Untuk lebih memahami penjelasan ini akan diberikan contoh perhitungannya. Kita ambil contoh yang sama dengan contoh pada perhitungan deterministik yang lalu, yaitu:

• Nilai Investasi : 100.
• Pelaksanaan Investasi : 1 tahun.
• Pendapatan pertahun : 50.
• Biaya Operasi pertahun : 2.5
• Biaya Pemeliharaan pertahun : 1
• Umur ekonomis investasi : 5 tahun.
• Interest/faktor diskonto : 10%
• Pajak : 30%.
• Depresiasi : garis lurus.

Kita akan menghitung keekonomian investasi ini dengan asumsi bahwa Nilai Investasi, Pendapatan, Biaya Operasi dan Biaya Pemeliharaan tidak tetap, tetapi berubah secara random, mengikuti distribusi berikut:

• Nilai investasi berubah mengikuti distribusi Symetric Triangular dalam range +/-10%.
• Pendapatan berubah mengikuti distribusi Continous Uniform dalam range +/-10%.
• Biaya Operasi berubah mengikuti distribusi Symetric Triangular dalam range +/-10%.
• Biaya Pemeliharaan berubah mengikuti distribusi Symetric Triangular dalam range +/-10%.

Selanjutnya , buka file microsoft excel Keekonomian Investasi (file latihan yang lalu). Buka sheet yang berisi Perhitungan Deterministik (latihan yang lalu). Namai sheet tersebut dengan Deterministik, dengan cara: Tekan menu Format > Sheet > Rename tulis Deterministik tekan ENTER.

Membuat Sheet Data..

Semua data yang digunakan dalam perhitungan keekonomian diisi dalam suatu tabel yang disebut tabel data dan dibuat dalam sheet sendiri yang disebut Sheet Data.

Buka sheet lainnya yang masih kosong (misalnya sheet2). Namai sheet tersebut dengan Data, dengan cara yang sama seperti diatas (tekan menu Format > Sheet > Rename tulis Data tekan ENTER.).

Buat tabel pada sheet Data, seperti pada gambar berikut, kecuali angka yang ada di cell D7 s/d G17 dan cell C22 s/d C24 (berwarna Biru) jangan diisi dulu.

Mengisi Tabel Data:

1. Megisi Nilai Investasi:

• Pada cell D7 ketik 100.
• Pada cell E7 ketik rumus =0.9*D7.
• Pada cell F7 ketik rumus =1.1*D7.
• Pasa cell G7 ketik rumus =E7+(F7-E7)*(RAND()+RAND())/2, merupakan rumus montecarlo untuk distribusi Symetric Triangular.

2. Mengisi Pendapatan:

• Pada cell D11 ketik 50.
• Pada cell E11 ketik rumus =0.9*D11.
• Pada cell F11 ketik rumus =1.1*D11.
• Pada cell G11 ketik rumus =E11+(F11-E11)*RAND(), merupakan rumus montecarlo untuk distribusi Continuous Uniform.

3. Mengisi Biaya Pemeliharaan:

• Pada cell D16 ketik 1.
• Pada cell E16 ketik rumus =0.9*D16.
• Pada cell F16 ketik rumus =1.1*D16.
• Pada cell G16 ketik rumus =E16+(F16-E16)*(RAND()+RAND())/2, merupakan rumus montecarlo untuk distribusi Symetric Triangular.

4. Mengisi Biaya Operasi:

• Pada cell D17 ketik 1.5.
• Pada cell E17 ketik rumus =0.9*D17.
• Pada cell F17 ketik rumus =1.1*D17.
• Pada cell G17 ketik rumus =E17+(F17-E17)*(RAND()+RAND())/2, merupakan rumus montecarlo untuk distribusi Symetric Triangular.

5. Mengisi Umur Ekonomis, pada cell C22 ketik 5.

6. Mengisi Pajak, pada cell C23 ketik 30%.

7. Mengisi Diskonto, pada cell C24 ketik 10%.

Sampai disini, tabel data sudah terisi semua seperti pada tabel diatas, kecuali angka pada kolom RAND. Tekan F9, maka angka pada kolom tersebut akan berubah, ini karena rumus yang digunakan pada kolom tersebut adalah random.

Memodifikasi Link Sheet Deterministik.

Buka sheet Deterministik. Saat membuat tabel ini pada topik yang lalu, data investasi diketik langsung di tabel ini. Sekarang kita akan memodifikasinya yaitu dengan me-link tabel ini ke sheet Data. Ikuti langkah berikut:

1. Me-link-kan data Investasi: Pada cell D7 (sheet Deterministik) ketik =, kemudian masuk ke sheet Data, letakan cursor di cell D7, lalu tekan ENTER. (Atau dengan cara mengetik langsung rumus =Data!D7 pada cell D7).
2. Me-link-kan data Pendapatan: Pada cell E9 (sheet Deterministik) ketik =, kemudian masuk ke sheet Data, letakan cursor di cell D11, lalu tekan ENTER. (Atau dengan cara mengetik langsung rumus =Data!D11 pada cell E9).
3. Me-link-kan data Biaya Pemeliharaan: Pada cell E12 (sheet Deterministik) ketik =, kemudian masuk ke sheet Data, letakan cursor di cell D16, lalu tekan ENTER. (Atau dengan cara mengetik langsung rumus =Data!D16 pada cell E12).
4. Me-link-kan data Biaya Operasi: Pada cell E13 (sheet Deterministik) ketik =, kemudian masuk ke sheet Data, letakan cursor di cell D17, lalu tekan ENTER. (Atau dengan cara mengetik langsung rumus =Data!D17 pada cell E13).
5. Me-link-kan data Depresiasi: Pada cell E14 (sheet Deterministik) ketik rumus =D7/Data!C22. Pada cell F14 ketik rumus =$E$14. Kemudian copy cell F14 ke cell G14 s/d I14.
6. Me-link-kan data Pajak : Pada cell C18 (sheet Deterministik) ketik =, kemudian masuk ke sheet Data, letakan cursor di cell C23, lalu tekan ENTER. (Atau dengan cara mengetik langsung rumus =Data!C23 pada cell C18).
7. Me-link-kan data Interest : Pada cell C24 (sheet Deterministik) ketik =, kemudian masuk ke sheet Data, letakan cursor di cell C24, lalu tekan ENTER. (Atau dengan cara mengetik langsung rumus =Data!C24 pada cell C24).

Sampai disini, semua data investasi sudah di-link ke sheet Data. Tabel Deterministik akan tampak seperti berikut, dimana hasilnya tetap sama seperti latihan sebelumnya.

Membuat Perhitungan Stokastik.

Dari sheet Deterministik, tekan menu Edit > Move or Copy Sheet …, conteng Create a copy, tekan OK, maka akan terbentuk sheet baru dengan nama Deterministik (2). Ubah nama sheet tersebut menjadi Stokastik (tekan menu Format > Sheet > Rename tulis Stokastik tekan ENTER.).

Tabel yang ada pada sheet Stokastik ini merupakan kembaran/copy dari sheet Determinstik, jadi sama persis. Selanjutnya ganti nama tabel pada sheet Stokastik ini dengan Stokastik, dengan cara ketik PERHITUNGAN STOKASTIK pada cell A2. Jika pada tabel Determisitik data investasinya diambil dari kolom Deterministik pada sheet Data, maka pada tabel Stokastik ini data investasinya diambil dari kolom RAND. Selanjutnya kita akan merubah link data investasi untuk tabel Stokastik tersebut.

1. Me-link-kan data Investasi: Pada cell D7 (sheet Deterministik) ketik =, kemudian masuk ke sheet Data, letakan cursor di cell G7, lalu tekan ENTER. (Atau dengan cara mengetik langsung rumus =Data!G7 pada cell D7).
2. Me-link-kan data Pendapatan: Pada cell E9 (sheet Deterministik) ketik =, kemudian masuk ke sheet Data, letakan cursor di cell G11, lalu tekan ENTER. (Atau dengan cara mengetik langsung rumus =Data!G11 pada cell E9).
3. Me-link-kan data Biaya Pemeliharaan: Pada cell E12 (sheet Deterministik) ketik =, kemudian masuk ke sheet Data, letakan cursor di cell G16, lalu tekan ENTER. (Atau dengan cara mengetik langsung rumus =Data!G16 pada cell E12).
4. Me-link-kan data Biaya Operasi: Pada cell E13 (sheet Deterministik) ketik =, kemudian masuk ke sheet Data, letakan cursor di cell G17, lalu tekan ENTER. (Atau dengan cara mengetik langsung rumus =Data!G17 pada cell E13).

Sampai disini, semua data investasi sudah di-link ke sheet Data. Tabel Stokastik akan tampak seperti berikut.

Beda dengan perhitungan deterministik yang hasilnya sudah tertentu, pada perhitungan stokastik ini, hasil perhitungannya akan berubah secara acak ketika kita menekan F9. Selanjutnya kita akan melihat sejauh mana perubahan tersebut berdampak terhadap hasil perhitungan parameter investasi. Adakah NPV bernilai negative yang berarti investasi tidak layak dan berapa besar kemungkinannya? Begitu pula dengan parameter lainnya. Untuk mengetahu hal ini, kita akan melakukan simulasi untuk mengetahui sebaran masing-masing parameter. Dalam simulasi, semakin banyak jumlah iterasi yang digunakan, semakin baik hasil yang diperoleh. Dalam simulasi ini akan digunakan 1000 iterasi. Mengapa 1000? Angka 1000 diambil karena sudah mencukupi untuk sebuah iterasi dan waktu iterasi juga tidak terlalu lama (paling tidak di PC yang saya gunakan).

Simulasi NPV.

Buka sheet baru yang masih kosong (misalnya sheet3), beri nama sheet tersebut dengan Sim NPV (tekan menu Format > Sheet > Rename tulis Sim NPV tekan ENTER.). Selanjutnya ikuti langkah-langkah berikut:

1. Membuat Judul:

• Pada cell A5 ketik No. Format tulisannya menjadi Bold.
• Pada cell B5 ketik NPV Iterasi. Format tulisannya menjadi Bold.
• Pada cell C5 ketik NPV For Graph. Format tulisannya menjadi Bold.
• Pada cell E2 ketik NPV HASIL SIMULASI MONTECARLO. Kemudian atur tulisan ini pada posisi tengah antara cell E2 s/d W2. Format tulisannya menjadi Bold.

2. Melakukan Iterasi:

• Pada cell A6 ketik angka 1.
• Dengan cursor tetap pada cell A6, pilih menu Edit > Fill > Series. Conteng Columns dan isi 1000 pada stop value, kemudian tekan OK.
• Pada cell B6 ketik =, kemudian masuk ke sheet Stokastik, letakan cursor di cell D30 (nilai NPV), lalu tekan ENTER. (Atau dengan cara mengetik langsung rumus =Stokastik!D30 pada cell B6).
• Blok cell A6 & B6 sampai dengan A1005 & B1005, kemudian pilih menu Data > Table, ketik A6 pada column ïnput Cell dan tekan OK, maka NPV hasil iterasi akan terisi pada cell B6 s/d B1005. Tekan F9 maka NPV iterasi tersebut akan berubah-ubah.
• Blok cell B6 s/d B1005, pilih menu Edit > Copy. Pindahkan cursor ke cell C6, pilih menu Edit > Paste Special, conteng Value, tekan OK, maka data NPV iterasi akan tercopy ke cell C6 s/d C1005. Data pada cell ini tidak berubah walaupun F9 ditekan. Data ini yang akan digunakan untuk analisa statistik.

3. Membuat Sumary Statistic. Dari menu, pilih Tools > Data Analysis, pilih Descriptive Statistic, tekan OK. Pada Input Range ketik $C$6:$C$1005, conteng Column, conteng Output Range dan ketik E5, conteng Summary Statistic, conteng Confidence Level dan tekan OK. Tunggu sesaat sampai muncul hasilnya.

4. Membuat Histogram: Dari menu, pilih Tools > Data Analysis, pilih Histogram, tekan OK. Pada Input Range ketik $C$6:$C$1005, conteng Output Range dan ketik H5, conteng Column Percentage, conteng Chart Output dan tekan OK. Tunggu sesaat sampai muncul hasilnya.

5. Atur/format tampilannya sehingga terbaca dengan baik.

Hasil simulasi akan tampak seperti gambar berikut.

Hasil perhitungan statistik yang anda buat kemungkinan besar sedikit berbeda dari yang ada digambar, mengapa demikian? Silahkan jawab sendiri.

Selanjutnya bagaimana mengartikan hasil diatas? Kita tidak perlu melihat semua item, cukup fokus ke item yang sudah saya tandai dengan warna Hijau.

Minimum 24.56 dan Maximum 60.47 berarti NPV investasi akan berada pada rentang 25.56 s/d 60.47.Jadi nilai NPV tidak ada yang negative yang berarti investasi ini tetap ekonomis meskipun Nilai investasi, Pendapatan dan Biaya berubah pada rentang +/-10%.

Item lain yang perlu dilihat adalah nilai NPV yang paling sering muncul yaitu 46.57 dengan frekwensi kemunculan sebanyak 60 kali. Jadi berbeda dengan nilai NPV deterministik 41.94

Dengan cara yang sama anda bisa membuat simulasi untuk IRR, PI dan POT pada sheet yang lain.

Selamat mencoba dan semoga bermanfaat

Ditulis dalam Project Management | 4 Komentar »

Keekonomian Investasi

Ditulis oleh asro di/pada 2 Juni 2008

Umumnya setiap investasi bertujuan untuk mendapatkan keuntungan. Memang ada juga investasi yang bukan untuk keuntungan, misalnya investasi dalam bidang sosial kemasyarakatan atau investasi untuk kebutuhan lingkungan, tetapi jumlahnya sangat sedikit.

Untuk mengetahui apakah suatu investasi itu menguntungkan atau tidak, maka pada tahap pengusulan suatu investasi perlu dilakukan studi/evaluasi aspek keekonomiannya. Salah satu caranya adalah dengan melakukan analisa arus kas (cash flow analysis) untuk menghitung indikator keekonomian investasi.

Ada beberapa indikator keekonomian investasi yang banyak digunakan untuk menentukan apakah suatu investasi menguntungkan atau tidak, yaitu:

· Net Present Value (NPV).

· Internal Rate of Return (IRR).

· Profitability Index (PI).

· Payback of Time (POT).

NPV merupakan selisi antara pendapatan dan pengeluaran yang sudah di-present value-kan. NPV>0 berarti investasi tersebut menguntungkan, sebaliknya jika NPV<0>

IRR merupakan tingkat suku bunga dimana besarnya pendapatan yang sudah di-present value-kan sama dengan besarnya pengeluaran yang sudah di-present value-kan. IRR>faktor diskonto berarti investasi menguntungkan, sebaliknya jika IRR

PI merupakan perbandingan antara pendapatan dan modal/investasi yang sudah di-present value-kan. PI > 1 menunjukkan investasi menguntungkan sedangkan PI<1>

POT merupakan jangka waktu yang diperlukan untuk mengembalikan semua pengeluaran dalam suatu investasi.Suatu investasi menguntungkan jika POTumur ekonomis investasi.

Selanjutnya akan diberikan contoh perhitungan keekonomian suatu investasi dengan menggunakan microsoft excel. Penjelasan yang diberikan disini ditujukan buat mereka yang belum pernah membuat analisa arus kas dengan microsoft excel sehingga sangat basic. Bagi yang sudah sering menghitung arus kas mungkin tidak perlu membacanya karena pasti terasa kurang berbobot sehingga menjemukan.

Kita ambil contoh suatu investasi dengan data keekonomian berikut:

· Nilai Investasi : 100 (maksudnya Rp. 100 Juta)

· Pelaksanaan Investasi : 1 tahun

· Pendapatan pertahun : 50 (maksudnya Rp. 50 Juta)

· Biaya Operasi pertahun : 2.5 (maksudnya Rp. 2.5 Juta).

· Biaya Pemeliharaan pertahun: 1 (maksudnya Rp. 1 Juta)

· Umur ekonomis investasi : 5 tahun.

· Interest /faktor diskonto : 10%

· Pajak : 30%

· Depresiasi : garis lurus.

Selanjutnya dengan data ini, kita akan menghitung parameter keekonomian investasi dengan menggunakan analisa arus kas (cash flow analysis), dengan hasil sbb:

Bagaimana cara membuat Arus Kas ini? Ikutilah petunjuk berikut:

1. Buka Microsoft Excel (kami menggangap anda sudah biasa menggunakan microsoft excel), dari salah satu sheet (misalnya sheet1) buatlah tabel seperti gambar diatas. Posisi tabel (column,row) harus persis sama dengan gambar diatas, jika tidak maka hasilnya akan salah karena rumus excel yang akan digunakan mengacu pada posisi tersebut. Semua angka yang ada pada tabel antara cell C18 s/d C24, D7 s/d J28 dan D30 s/d D33 (angka berwarna Biru) jangan dulu diisi.

2. Mengisi Pajak & Interest (Cell C18 dan C24).

• Mengisi Pajak : Ketik 30% pada cell C18.
• Mengisi Interest/Diskonto : Ketik 10% pada cell C24

3. Mengisi Arus Kas (Cell D7 s/d I26):

• Mengisi Nilai Investasi : Ketik 100 pada cell D7.
• Mengisi Pendapatan : Ketik 50 pada cell E9. Pada cell F9 ketik rumus =$E$9. Copy cell F9 ke cell G9 s/d I9.
• Mengisi Biaya Pemeliharaan : Ketik 1 pada cell E12. Pada cell F12 ketik rumus =$E$12. Copy cell F12 ke cell G12 s/d I12.
• Mengisi Biaya Operasi : Ketik 2.5 pada cell E13. Pada cell F13 ketik rumus =$E$13. Copy cell F13 ke cell G13 s/d I13.
• Mengisi Depresiasi (Depresiasi ini sebenarnya bukan termasuk biaya, penempatannya pada kelompok biaya hanya digunakan untuk pengurangan pajak): pada cell E14 ketik rumus berikut =$D$7/5 (Nilai investasi dibagi umur ekonomis investasi). Kemudian copy cell E14 tersebut ke Cell F14 s/d I14.
• Menjumlahkan seluruh biaya (Sub Total Biaya) : Pada cell E15 ketik rumus berikut : =SUM(E12:E14). Kemudian copy cell tersebut ke Cell F14 s/d I14.
• Menghitung Arus Kas sebelum pajak (Pendapatan-Investasi-Biaya) : Pada cell D17 ketik rumus berikut : =-D7+D9-D15. Kemudian copy cell D17 ke cell E17 s/d I17.
• Menghitung pajak (pajak berlaku jika arus kas sebelum pajak bernilai positif) : Pada cell D18 ketik rumus berikut : =IF(D17>0;$C$18*D17;0). Kemudian copy cell D18 ke cell E18 s/d I18.
• Menghitung Arus Kas sesudah pajak (Arus kas sebelum pajak – Pajak) : pada cell D19 ketik rumus berikut : = D17-D18. Kemudian copy cell D19 ke cell E19 s/d I19.
• Tambahkan kembali Depresiasi (depresiasi ditambahkan kembali karena penempatannya pada kelompok Biaya diatas hanya untuk pengurangan pajak) : Pada cell D20 ketik rumus berikut: =D14. Kemudian copy cell D20 ke cell E20 s/d I20.
• Menghitung Arus Kas Bersih (Arus Kas Sesudah Pajak + Depresiasi): Pada cell D21 ketik rumus berikut : =D19+D20. Kemudian copy cell D21 ke cell E21 s/d I21.
• Menghitung Akumulasi Arus Kas Bersih: Pada cell D22 ketik rumus berikut: =D21. Pada cell E22 ketik rumus berikut: =D22+E21. Copy cell E22 ke cell F22 s/d I22.
• Menghitung Faktor Interest (Faktor Diskonto) : Pada cell D24 ketik rumus berikut : =1/(1+$C$24)^D5. Kemudian copy cell D24 ke cell E24 s/d I24.
• Menghitung Arus Kas Bersih Setelah Diskonto (Arus Kas Bersih x Factor Diskonto) : pada cell D25 ketik rumus berikut : =D24*D21. Kemudian copy cell D25 ke E25 s/d I25. Pada cell J25 (kolom Jumlah) ketik rumus: =SUM(D25:I25).
• Menghitung Akumulasi Arus Kas Bersih Setelah Diskonto: Pada cell D26 ketik rumus berikut: =D25. Pada cell E26 ketik rumus: =D26+E25. Copy cell E25 ke cell F25 s/d I25.

Sampai disini, cell D7 s/d I26 sudah terisi sesuai gambar diatas.

Rumus pada cell D27 s/d I28 (pada gambar tidak kelihatan karena disembunyikan dengan mengubah warna huruf menjadi putih) digunakan untuk menghitung POT.

Pada cell D27 ketik rumus: =IF(D26<=0,0,1+C27). Copy cell D27 ke cell E27 s/d I27.

Pada cell D28 ketik rumus: =IF(D27=1,(D5-1)+ABS(C26/D25),0). Copy cell D28 ke cell E28 s/d I28. Angka yang ada pada cell D27 S/D I28 ini bukan merupakan bagian dari Table Arus Kas jadi sebaiknya disembunyikan yaitu dengan mengubah warna huruf menjadi Putih.

4. Menghitung keekonomian investasi (Cell D30 s/d D33).

• Menghitung NPV : Pada cell D30 ketik rumus : =NPV(C24,D21:I21). Nilai yang dihasilkan pada cell D30 harus sama dengan pada J25, jika tidak maka pasti ada perhitungan yang salah.
• Menghitung IRR : Pada cell D31 ketik rumus berikut: =IRR(D21:I21,0.1). Kemudian ubah format number untuk cell D31 menjadi percentage (dari Menu tekan Format > Cell > Number > Percentage).
• Menghitung PI : Pada cell D32 ketik rumus : =1+D30/NPV(C24,D7).
• Menghitung POT : Pada cell D33 ketik rumus: =LOOKUP(1,D27:I27,D28:I28).

Sesudah langkah ini, maka isi/content tabel harus sesuai dengan gambar diatas, jika tidak maka berarti ada kesalahan yang dibuat. Silahkan mengeceknya dengan kembali menelusuri langkah-langkah diatas.

Hasil perhitungan pada tabel diatas adalah NPV = 41.94 > 0, IRR = 26,78 > 10% (Interest), PI = 1.46 > 1 dan POT = 4.16 <>

Perhitungan pada Tabel Arus Kas ini disebut dengan Perhitungan Deterministik. Selain perhitungan deterministik, dikenal juga perhitungan stokastik yang menggunakan simulasi montecarlo. Pembahasan tentang perhitungan stokastik akan dilakukan dilain waktu.

Sebelum meninggalkan kursi anda, jangan lupa menyimpan file yang baru dibuat ini. Beri nama file ini dengan Keekonomian Investasi (atau nama lainnya sesuai selerah anda), file ini nantinya juga akan digunakan dalam pembahasan mengenai perhitungan stokastik.

Semoga penjelasan ini bermanfaat, terutama bagi anda yang berkecimpung dalam proyek-proyek investasi.

Ditulis dalam Project Management | 5 Komentar »

“N” Dalam Organisasi Proyek.

Ditulis oleh asro di/pada 29 Mei 2008

“N” menurut Pa. Armein merupakan sebuah kuantitas yang menentukan keberhasilan model sebuah bisnis. Tanpa menentukan nilai “N” ini, seorang pebisnis sebenarnya tidak memiliki strategi dalam bisnisnya.

Seorang kawan yang memiliki bisnis “Kedai Bandrek” misalnya, mungkin mangambil jumlah pengunjung kedai sebagai nilai “N”-nya. Dengan memperkirakan jumlah pengunjung kedainya, kawan ini akan menentukan luas ruangan kedai yang akan digunakan, jumlah kursi/meja yang disediakan, jumlah (liter) bandrek yang dibuat dalam sehari dan jumlah pekerja yang digunakan.

Lalu apa “N” untuk sebuah oraganisasi proyek? Mungkin:

• Jumlah proyek setahun; yang akan menentukan jumlah pekerja yang akan dilibatkan dalam organisasi tersebut, juga struktur organisasi proyek tersebut.
• Bidang pekerjaan yang ditangani; yang akan menentukan jenis kompetensi pekerja yang terlibat dalam organisasi.

Ada yang lain ?

Ditulis dalam Project Management | 2 Komentar »

Scheduling

Ditulis oleh asro di/pada 9 Mei 2008

Baru saja saya ditelepon oleh salah satu Kontraktor (lebih tepatnya Supplier) yang sedang memiliki kontrak dengan kami (Perusahaan tempat kami bekerja). Dia menginformasikan bahwa kemungkinan penyelesaian pekerjaan dalam kontrak tersebut mundur karena procurement salah satu material dominant tidak tepat waktu, alias terlambat kira-kira 1 bulan. Setelah ditanya penyebabnya, Ibu kontraktor tersebut hanya menyatakan bahwa penyebabnya adalah karena keterlambatan dari pabrikan. Saya menanyakan apa dasar pembuatan schedule pada saat Penawaran, lalu Ibu tsb menjawab, dasarnya dari penawaran pabrikan. Kemudian saya mengatakan kepada Ibu tersebut bahwa sebaiknya dia bicarakan lagi dengan pihak pabrikan agar tetap komit dengan schedule awal yang ditawarkan, karena jika terlambat maka Perusahaanya (Kontraktor tsb) akan dikenahkan denda sesuai klausul Kontrak. Si-Ibu tersebut agak kaget mendengar kata denda. Lalu saya menyarakan agar dalam berdiskusi dengan pabrikan agar disampaikan juga issue denda tersebut.

Semoga ibu tersebut berhasil melakukan negosiasi dengan pabrikan sehinga tidak terlambat.

Keterlambatan suatu Proyek akibat keterlambatan procurement material sering kali terjadi. Penyebabnya bermacam-macam, salah satunya adalah seperti yang dialami oleh Ibu Kontraktor ini, yaitu akibat keterlambatan pada saat fabrikasi di Pabrikan (manufacturer). Biasanya schedule pabrikasi agak sulit untuk kita kendalikan terutama untuk pabrikan yang lokasinya di luar negeri. Bagi kami, keterlambatan 1 bulan tersebut tidak terlalu bermasalah karena masih dalam rentang optimistic schedule yang kami gunakan untuk kontrak dengan Kantor Pusat.

Ditulis dalam Project Management | Tidak ada komentar »

Overlook

Ditulis oleh asro di/pada 7 Mei 2008

Overlook, sesuai Kamus Inggris Indonesia terbitan PT. Gramedia Pustaka Utama (Oleh John M. Echols dan Hassan Shadily), berarti:

1. Pemandangan kebawah.
2. Melupakan, pangling atau memaafkan atau memandang kebawah atau mengabaikan

Sedangkan, menurut Kamus Lengkap Inggeris – Indonesia, Indonesia – Inggeris , terbitan HASTA Bandung (Oleh Prof Drs S Wojowasito dan Drs Tito Wasito W.,), arti kata ini adalah:

1. Melihat dari atas.
2. Tidak melihat.

Jadi, salah satu arti kata overlook adalah lupa, pangling, tidak melihat (tidak terlihat), mengabaikan (terabaikan).

Dalam melaksanakan pekerjaan di Kantor, kita sering kali mengalami overlook ini, baik itu pekerjaan yang sifatnya rutin maupun tidak rutin.

Ada beberapa sebab kita sering overlook, diantaranya:

1. Kurang serius dalam melakukan pekerjaan karena menganggap pekerjaan tersebut merupakan pekerjaan yang mudah dan sering dilakukan.
2. Kurang memahami pekerjaan yang dilakukan.
3. Kondisi (fisik & psikis) kita yang sedang lemah/lelah.
4. Waktu yang diberikan untuk melaksanakan pekerjaan sangat terbatas, sehingga banyak aktivitas pekerjaan yang tidak dilakukan/terlewatkan.

Seorang kawan menceritakan bahwa ia juga pernah mengalami overlook dalam salah satu proyek yang ia kelolah. Ceritera-nya, Kontraktor pelaksana proyek tersebut menolak mengerjakan salah satu lingkup kerja dengan alasan pekerjaan tersebut tidak termasuk dalam penawaran mereka.

Dari hasil pengecekan dokumen proyek, diperoleh data sbb:

1. Scope of Work yang dibuat kawan saya (bersama tim-nya) tidak menjelaskan secara gamblang mengenai pekerjaan ini.
2. Gambar-gambar engineering yang diberikan ke Kontraktor menunjukan bahwa pekerjaan tersebut juga merupakan bagian dari Proyek tersebut.
3. Dalam Dokumen Penawaran-nya, Kontraktor menyatakan bahwa pekerjaan tersebut tidak termasuk dalam penawaran.

Apabila tidak overlook, maka seharusnya yang dilakukan oleh kawan tersebut bersama tim-nya adalah:

1. Menjelaskan secara jelas dalam Dokumen Scope of Work semua lingkup kerja sehingga tidak terjadi perbedaan presepsi.
2. Melakukan klarifikasi terhadap Dokumen Penawaran Kontraktor perihal pernyataan bahwa pekerjaan tersebut tidak masuk lingkup penawaran.

Menurut kawan tersebut, overlook ini terjadi karena:

1. Scope of work dibuat oleh orang yang tidak tepat (bukan bidangnya).
2. Waktu yang tersedia untuk melakukan evaluasi terhadap Dokumen penawaran Kontraktor sangat terbatas sehingga mereka tidak sempat membaca seluruh Dokumen tersebut.

Bebapa hal yang bisa dipetik dari kasus overlook kawan saya ini:

1. Scope of work sebaiknya (baca: harusnya) dibuat oleh orang yang kompeten/sesuai bidangnya, misalnya lingkup instrument harus dibuat oleh orang instrument (baca: Instrument Engineer), lingkup mekanik oleh orang mekanik, lingkup sipil oleh orang sipil, lingkup IT oleh orang IT, dstnya.
2. Proposal Penawaran agar dibaca seluruhnya, setiap pernyataan bersifat exception agar diklarifikasi.
3. Pelaksanaan evaluasi merupakan tahapan yang penting dalam proses pelelangan, oleh karena itu sebaiknya masalah waktu jangan terlalu dibatasi. Dengan demikian diharapkan tim evaluator memiliki waktu yang cukup untuk meng-explore Proposal yang diajukan.

Semoga hal ini tidak terulang lagi pada proyek yang akan datang.

Semoga.

Ditulis dalam Project Management | Tidak ada komentar »

Mengapa Proyek Terlambat?

Ditulis oleh asro di/pada 2 Mei 2008

Beberapa tahun terakhir ini, penyelesaian sebagian besar proyek yang kami kelolah selalu “molor” dari jadwal yang disepakati dalam kontrak dengan Kontraktor, bahkan ada yang tidak tanggung-tanggung “molornya” hingga 1-2 kali durasi yang diberikan. Hal ini mengakibatkan nilai KPI bagian/fungsi kami selalu merah.

Yang menarik adalah kebanyakan proyek-proyek yang penyelesaiannya terlambat tersebut adalah proyek yang domimannya material, artinya komposisi harga material jauh lebih besar dari harga jasa engineering dan konstruksi.

Setelah diteliti, setidaknya ditemukan ada dua penyebabnya.

Penyebab pertama adalah karena keterlambatan dalam proses procurement material, khususnya untuk material yang belum/tidak ditetapkan mereknya dalam proses pelelangan. Keterlembatan ini dikarenakan Kontraktor masih mencari-cari material yang harganya paling murah, termasuk melakukan negosiasi dengan vendor/agen yang biasanya membutuhkan waktu yang cukup lama. Mengingat komposisi harga material cukup besar, berkisar antara 70-80 % nilai proyek, maka apabila harga material yang diperoleh bisa lebih murah 10-20%, Kontraktor akan mendapatkan tambahan keuntungan yang cukup besar walaupun nantinya mereka akan dikenahkan denda maksimum (biasanya sebesar 5% nilai proyek) akibat keterlambatan penyelesaian proyek.

Penyebab kedua, juga masih terkait dengan procurement material adalah karena Project Manager kontraktor tidak bisa mengendalikan proses procurement material. Hal ini disebabkan dalam organisasi induk-nya, kedudukan Project Manager dan Procuremnet Manager setara. Hal ini-lah yang menyebabkan, mangapa setiap Surat Peringatan yang disampaikan ke Project Manager Kontraktor untuk mempercepat pelaksanaan pekerjaan terutama yang berhubungan dengan procurement material jarang sekali mendapat tanggapan yang positive.

Dengan melihat penyebab keterlambatan tersebut diatas, ada beberapa hal yang mungkin dapat dilakukan agar permasalahan keterlambatan proses procurement bisa dihindari pada proyek-proyek yang akan datang, sbb:

1. Menetapkan merek/manufacturer material yang akan disupply pada proses pelelangan dan tidak boleh berubah pada tahap pelaksanaan. Dengan cara ini, diharakan proses procurement tidak akan terlambat karena Kontraktor tidak memiliki kebebasan untuk memilih/mencari merek lain. Akan tetapi, konsekwensi dari alternative ini adalah pelelangan menjadi tidak kompetitif yang mengakibatkan harga penawaran menjadi lebih mahal.
2. Menaikan nilai denda maksimum keterlambatan penyelesaian proyek sehingga diharapan Kontraktor akan komit dengan schedule kontrak untuk menghindari denda. Akan tetapi, kenaikan denda ini bagi Kontraktor berarti tingkat risiko proyek juga naik, yang mengakibatkan harga penawaran juga naik.
3. Meminta kepada pimpinan Kontraktor untuk memberikan otorisasi penuh kepada Project Manager dalam proses pembelian material. Alternative ini sulit untuk dilakukan karena menyangkut kebijakan interen Kontraktor yang biasanya tidak bisa dipengaruhi oleh pihak luar.

Optimistic & Pessimistic Schedule.

Ketiga langkah perbaikan keterlambatan proyek diatas kelihatannya agak sulit untuk dilakukan mengingat cukup besar konsekuensi negative-nya. Untuk itu, diusulkan alternative lain, yaitu apa yang saya sebut sebagai optimistic & pessimistic schedule. Maksudnya adalah pada tahap perencanaan, schedule dibuat dua jenis, yaitu schedule yang optimistic (waktunya lebih panjang) dan schedule yang pessimistic (waktunya lebih pendek). Optimistic schedule dipakai sebagai dasar pembuatan drawdown cashflow tahunan (kontra dengan Kantor Pusat). Sedangkan pessimistic schedule digunakan untuk kontrak dengan Kontraktor. Dengan cara ini, meskipun kontrak dengan Kontraktor terlambat, namun jika keterlambatan tersebut masih dalam rentang waktu optimistic schedule maka target penyelesaian sesuai cashflow tahunan tetap tercapai.

Penentuan jangka waktu optimistic schedule dan pessimistic schedule bergantung pada data/informasi yang dimiliki. Semakin banyak informasi, akurasinya akan semakin baik. Berikut beberapa rumusan yang bisa dijadikan panduan:

1. Jika terdapat beberapa informasi waktu delivery material yang dimiliki, maka jangka waktu terpanjang dipakai sebagai dasar pembuatan optimistic schedule dan jangka waktu terpendek sebagai dasar pessimistic schedule.
2. Jika hanya ada satu informasi waktu delivery material yang dimiliki, maka informasi tersebut digunakan untuk pembuatan pessimistic schedule , sedangkan jangka waktu optimistic schedule sama dengan jangka waktu pessimistic schedule ditambah jangka waktu rata-rata keterlambatan proyek sejenis yang pernah terjadi.
3. Untuk lebih akurat lagi, maka penentuan optimistic dan pessimistic schedule dilakukan dengan simulasi, baik simulai deterministic (simulasi sensitivitas) atau simulasi stokastic (simulasi montecarlo) dengan menggunakan data-data pada item 1 dan 2 diatas. Nilai maksimum hasil simulasi digunakan sebagai dasar optimistic schedule, sedangkan nilai minimumnya atau nilai yang paling mungkin terjadi (most likely) digunakan untuk pessimistic schedule.

Penggunaan optimistic dan pessimistic schedule ini sudah mulai kami terapkan tahun ini, meskipun penentuan jangka waktu optimistic belum sepenuhnya berdasarkan data seperti tersebut diatas. Hasilnya sudah mulai terasa, yaitu hingga akhir bulan ke-4 ini, realisasi fisik proyek secara keseluruhan selalu ahead (bandingkan dengan tahun lalu yang sudah terlambat sejak bulan Februari), dan hampir dipastikan hingga bulan Nopember 2008 nanti prestasi ini bisa dipertahankan. Dan apabila revisi cashout tahun ini yang sudah diajukan disetujui, maka besar kemungkinan hingga akhir tahun ini target penyelesaian proyek dapat tercapat bahkan bisa melebihi target.

Ditulis dalam Project Management | Tidak ada komentar »

Analisa Risiko Proyek

Ditulis oleh asro di/pada 22 April 2008

Beberapa hari ini saya menyiapkan Analisa Risiko dari salah satu usulan proyek investasi yang akan diusulkan ke Pejabat yang berwewenang di Perusahaan tempat saya bekerja.

Sesuai dengan tata kerja investasi yang baru, untuk setiap usulan proyek investasi harus dilengkapi dengan Analisa Risiko, yang menjelaskan risiko yang mungkin terjadi selama proyek berlangsung maupun setelah proyek (selama sistem/alat/unit yang dipasang dalam proyek tsb beroperasi), aksi mitigasi yang akan diambil jika risiko benar-benar terjadi serta metoda pengukuran, pemantauan dan pengendalian yang akan dilakukan.

Metoda yang saya gunakan untuk melakukan analisa risiko adalah mengacu pada tata kerja yang dikeluarkan oleh Perusahaan. Dalam tata kerja tersebut dijelaskan tahapan melakukan analisa risiko, terdiri dari:

· Penentuan Lingkup Risiko (Risk Boundaries).

· Identifikasi Risiko (Risk Identification).

· Pengukuran Risiko (Risk Assessment).

· Mitigasi Risiko (Risk Mitigation).

· Pemantauan & Pelaporan (Monitoring & Reporting).

· Pengendalian (Controling)

Bandingkan dengan tahapan yang ada dalam PMBOK Guide Third Edition PMI 2004 : Project Risk Management, yang terdiri dari:

· Risk Management Plan.

· Risk Identification.

· Qualitative Risk Analysis.

· Quantitative Risk Analysis.

· Risk Response Planning.

· Risk Monitoring & Control.

Tahapan/proses dalam melakukan analisa risiko antara kedua dokumen ini tidak jauh berbeda. Satu yang dapat dicatat disini, ialah pada PMBOK, Risk Response Planning terdiri dari beberapa cara/opsi yaitu avoid, transfer & , mitigate sedangkan pada tata kerja perusahaan yang dilakukan (diperbolehkan?) hanya mitigasi. Kenapa ya?